Hyvän mielen talo ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Hyvän mielen talo ry, PL 266, 90101 Oulu.
Y-tunnus 0854121-5

Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Solja Peltovuori, 041 4667682, solja.peltovuori@hyvanmielentalo.fi tai info@hyvanmielentalo.fi

Miten saamme käyttöömme henkilötietoja

Saamme henkilötietoja käyttöömme suostumukseen ja sopimukseen perustuen sekä lakiin perustuen (yhdistyksen jäsenyys).
Tarvitsemme henkilötietoja, jotta voimme tarjota mahdollisuuden osallistua toimintaan ja pitää yhteyttä ajankohtaisista asioista. Henkilötietoja ottavat vastaan yhdistyksen työntekijät.

Kuinka kauan käsittelemme ja säilytämme tietojasi

Säilytämme tietojasi pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Henkilötietojen säilyttämiseen voi vaikuttaa myös lainsäädäntö, esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön vaatimukset tositeaineiston säilyttämisestä tai työsuhteen päättymiseen tai jäsenyyden päättymiseen liittyvänä yhdistyksen oikeutetun perusteella tietoja voidaan säilyttää käsittelyperusteen ylikin.
Hyvän mielen talo ry:n jäsenenä tietosi tallennetaan yhteiskäytössä kattojärjestömme Mielenterveyden keskusliitto ry:n hallinnoimaan Kilta-rekisteriin, jonka osoitteiston perusteella liitto toimittaa jäsenille jäsenkortin ja ilmaisen Revanssi-jäsenetulehden.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi tällaisissa tarkoituksissa:
1. yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitaminen (lakisääteinen jäsenrekisteri)
2. yhdistyksen toiminnasta viestiminen (toiminnan markkinointi)
3. toimintaan mukaan ilmoittautuminen ja osallistuminen (yhdistyksen perustehtävät)
4. vapaaehtois- ja kokemustoimintaan osallistuminen (yhdistyksen perustehtävät)
5. yhteistyön tekeminen erilaisten yhteistyökumppaneiden edustajien kanssa (toiminnan kehittäminen).
Rekisteriselosteet
1. Hyvän mielen talo ry:n jäsenrekisteri.
2. Henkilöstörekisteri
3. Vapaaehtois- ja kokemustoiminnan rekisterit
4. Toimintojen osallistujarekisteri
5. Uutiskirjeen tilaajarekisteri
6. Viestintä- ja markkinointirekisteri

Yhdistyksen käytössä olevien rekisterien suojauksen periaatteet

Rekistereihin liittyvää, mahdollista manuaalista aineistoa, säilytämme lukituissa kaapeissa ja lukittavissa työhuoneissa.
Yhdistyksen työntekijät käsittelevät sähköistä aineistoa henkilökohtaisilla tunnuksilla tai salasanoilla. Käyttöoikeuksia on rajattu tehtävien ja sopimuksien mukaan. Yhteistyökumppanimme (tilitoimisto, IT-palvelujen toimittajat, Mielenterveyden keskusliiton Kilta-rekisteri) käsittelevät henkilötietoja asiakassopimuksiin kuuluvien henkilötietojen käsittelysopimusten mukaisesti. Käytetyt työasemat ja tallennus (pilvipalvelut) on suojattu.
Emme luovuta henkilötietoja rekistereistämme markkinointitarkoituksiin ulkopuolisille tahoille. Voimme tehdä tutkimusyhteistyötä jäsenrekisteritietojen osalta Mielenterveyden keskusliiton kanssa. Sähköisten palvelujärjestelmien osalta voimme tehdä sopimuksiin perustuen henkilötietojen käsittelyä ulkoa ostettujen palvelujen toteuttamiseksi.

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tehdä päätöksiä tietojesi suhteen
1. Tarkastusoikeus: voit tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu rekisteriin. Esitä tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetulla pyynnöllä, jonka voit toimittaa postitse Hyvän mielen talolle tai voit käydä jättämässä pyynnön Hyvän mielen talon info-pisteeseen. Tarkistamme pyynnön yhteydessä henkilöllisyytesi. Ilmoita pyynnön yhteydessä tarpeellisia tietoja, esim. nimi, osoite, mihin rekisteriin liittyviä tietoja haluat tarkastaa ja mitä tietoja haluat tarkastaa.
2. Oikaisemisoikeus: jos henkilötiedoissasi on virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus saada oikaistua sinua koskeva tieto. Voit myös vaatia henkilötietojen käsittelyn rajaamista, jos tietojen käsittelyn suhteen on kiistanalainen tilanne.
3. Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen: jos olet toimittanut meille tietoja, joita käsittelemme suostumuksesi perusteella, on sinulla oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti sähköisessä muodossa ja voit siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
4. Valitus valvontaviranomaiselle: voit tehdä toiminnastamme valituksen valvontaviranomaiselle, jos emme ole noudattaneet toimintaamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
5. Suostumukseen perustuvien henkilötietojen käsittelyn peruuttaminen: voit ilmoittaa meille, että et enää halua henkilötietojasi käsiteltävän Hyvän mielen talon rekistereissä.6. Sinulla on ”oikeus tulla unohdetuksi” jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteitajatkaa henkilötietojesi käsittelyä.

Hyvän mielen talossa toimimme näin:
1. Tiedämme ja muistamme, että toimintaan osallistuvien asiat ja henkilötiedot ovat luottamuksellista tietoa ja olemme näiden suhteen erityisen huolellisia.
2. Suhtaudumme erityisellä huolellisuudella alaikäisten lasten tietojen käsittelyyn ja pyydämme huoltajan suostumuksen lapsen tietojen käsittelyyn.
3. Työntekijät sitoutuvat työsuhteessa salassapitosääntöön ja tietovuotorikkomuksiin puututaan, jos työntekijä toimii väärin tai huolimattomasti.
4. Vapaaehtoiset perehdytetään luottamukselliseen toimintatapaan vapaaehtoistyön sopimusten tekemisen yhteydessä ja aina tarvittaessa.
5. Työntekijät noudattavat ohjeita ja ovat huolellisia sähköisten tunnusten ja salasanojen käytössä. IT-ohjelmia ei jätetä valvomatta avoimiksi ja käytön jälkeen ohjelmat suljetaan.
6. Puhelimet säilytetään lukittuina ja niihin ei kerätä ylimääräisiä henkilötietoja.
7. Rekisteriselosteissa on kuvattuna käyttötarkoituksia vastaava henkilötietojen kerääminen ja käyttö.
8. Paperisten henkilötietojen ja tarpeettomien henkilötietojen keräämistä pyritään välttämään. Käytön jälkeen arkistoidaan mahdollisimman vähän ja hävitetään tiedot asianmukaisesti silppuamalla. Paperisia tietoja voidaan tarvittaessa siirtää sähköiseen muotoon.
9. Tietosuoja-asiat huomioidaan säännöllisesti yhdistyksen ja työyhteisön toiminnassa, järjestetään säännöllisesti perehdytystä ja toimintaohjeita ja käytänteitä päivitetään.
10. Tietosuojaseloste ja rekisteriselosteet pidetään nähtävillä Hyvän mielen talon kotisivuolla ja tulosteina info-pisteessä.
11. Hyvän mielen talo ry:ssä tietoturvallisuutta johtaa toiminnanjohtaja. Hänen kanssaan ylin vastuu tietoturvallisuudesta on yhdistyksen hallituksella, joka vastaa tietoturvallisuuden toteutumisesta ja tarvittavien edellytysten toteutumisesta. Jokainen Hyvän mielen talo ry:n tietoja käsittelevä, tietojärjestelmien kanssa toimiva, ylläpitäjä ja käyttäjä, on viime kädessä vastuussa tietoturvallisuuden toteuttamisesta omalta osaltaan.